По профилю своей деятельности многим пользователям время от времени приходится осуществлять разного рода анализ данных (сведений о продажах, клиентах, закупках и пр.) Часто для этого используют табличный процессор Microsoft Excel, удобный и хорошо зарекомендовавший себя в решении задач подобного типа инструмент. Excel содержит встроенные средства сортировки, фильтрации и группировки данных (с возможностью подведения итогов по каждой группе), создания компактных и весьма информативных сводных таблиц, выделения важных (критичных) данных с помощью условного форматирования. Наконец, для анализа и интерпретации данных можно использовать диаграммы. Подобная визуализация данных зачастую позволяет отследить имеющиеся закономерности, выявить тенденции и пр.
В последних версиях Excel (2010-2013) появился новый инструмент, облегчающий обнаружение и анализ тенденций изменения данных: спарклайны. Спарклайны — это миниатюрные диаграммы, которые располагаются прямо в ячейках электронной таблицы. Как и в случае с обычными диаграммами, спарклайны позволяют наглядно отобразить данные, а при изменении исходных данных обновление спарклайнов осуществляется автоматически. Однако, в отличие.от традиционных диаграмм, спарклайны можно вставить непосредственно в ячейки таблицы; они не занимают много места и могут располагаться рядом с анализируемыми данными.
Для создания спарклайна следует выделить ячейку, в которую он будет помещен, и воспользоваться одним из инструментов группы Спарклайны на вкладке Вставка. Excel позволяет в ячейки электронной таблицы вставлять мини-диаграммы трех типов: графики, гистограммы (инструмент Столбец) и диаграммы типа Выигрыш/проигрыш. Независимо от выбранного типа спарклайна, на следующем шаге открывается диалоговое окно, в котором в поле Диапазон расположения уже содержится адрес предварительно выбранной ячейки, в которую будет помещен спарклайн. Остается только в поле Диапазон данных указать ячейки с данными для отображения в спарклайне.
Для формирования группы спарклайнов можно использовать буфер обмена: вначале создается один спраклайн, а затем он копируется в нужные ячейки электронной таблицы. Если же группа спарклайнов должна размещаться в смежных ячейках, для копирования спарклайна удобнее использовать маркер заполнения. Кроме того, построение группы спарклайнов можно задать изначально. Для этого достаточно выделить диапазон ячеек, в которых должны располагаться спарклайны, затем воспользоваться одним из инструментов группы Спарклайны на вкладке Вставка, и в диалоговом окне создания спарклайнов в качестве диапазона данных указать ячейки с данными для всех спарклайнов.
В дальнейшем, при необходимости, можно настроить стиль созданного спарклайна (или группы спарклайнов), изменить его тип (например, график заменить на гистограмму), добавить маркеры для выделения отдельных значений в спарклайнах-графиках или же изменить данные, на основе которых строится спраклайн. Подобные операции по изменению и настройке спраклайнов выполняются с помощью инструментов, расположенных на контекстной вкладке Работа со спарклайнами-Конструктор (спарклайн при этом должен быть выделен).
В ячейки электронной таблицы, содержащие спраклайны, можно вводить дополнительные данные (текст, даты, числа и пр.). В этом случае спарклайн отображается как фон ячейки с данными. Для удаления спарклайнов их необходимо выделить и воспользоваться инструментом й* Очистить, расположенным в группе Группировать на контекстной вкладке Работа со спарклайнами-Конструктор или в группе Редактировать на , вкладке Главная.
Чем все-таки спарклайны лучше стандартных диаграмм? Во-первых, в работе с большими массивами данных диаграммы сложно сравнивать. Приходится либо строить на одной диаграмме несколько линий и гистограмм, либо «плодить» большое количество отдельных графиков. Компактность, пусть и за счет потери деталей, в такой ситуации становится важным свойством. Во-вторых, каждый спарклайн строится в своем масштабе. Максимальные и минимальные значения выровнены по одной мерке. А это значит, что проще становится производить относительные сравнения. В обычной диаграмме, напомним, можно строить графики только с использованием максимум двух осей. В общем, спарклайн оказывается не столько альтернативой, сколько дополнением стандартных графических возможностей Excel. Но зачастую ценность новых инструментов представляется сомнительной до тех пор, пока не встретится «нужная» задача.
Как это часто бывает, эффективное решение проблемы требует удачного сочетания разнородных инструментов. Так, сводные таблицы позволяют из разрозненного набора данных, относящихся к продажам, получить сгруппированный по месяцам или кварталам итоговый отчет. А дальше идет копирование итоговой строки и повторение ее в верхней части рабочего листа с последующим разделением рабочего окна и закреплением областей прокрутки. Вот после таких манипуляций легко становятся заметными те товары, которые идут в общем направлении, и те, чьи продажи сильно отклоняются от итогового графика. При этом по ходу дела решается важная задача быстрого выявления нетиповых товаров, что помогает сформировать список для поддержки работы в период «межсезонного затишья». А что удобнее — линии или гистограммы — решать можно по собственному усмотрению.
Итак, спакрлайны — несложный в применении инструмент, который действительно способен оказать существенную помощь при анализе данных с точки зрения выявления трендов. Несколько щелчков мыши, и вы можете с удивлением обнаружить спады и подъемы, цикличность и другие закономерности в своих данных.